Các chuỗi siêu thị hàng năm phải chi trả những khoản chi phí lớn cho việc in hóa đơn giá trị gia tăng và quản lý hóa đơn giấy. Do hoạt động trên quy mô rộng và số lượng giao dịch hàng ngày rất lớn, hóa đơn giấy đang dần bộc lộ những mặt hạn chế. Trong trường hợp này, việc triển khai hóa đơn điện tử dường như sẽ giúp giải quyết bài toán hóc búa đối với các chuỗi siêu thị. Bài viết sau đây sẽ lý giải vì sao các chuỗi siêu thị hay siêu thị nên chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý.
1. Khó khăn mà các siêu thị gặp phải khi sử dụng hóa đơn giấy
Hệ thống siêu thị, chuỗi siêu thị luôn cần cung cấp đa dạng các loại hàng hóa để phục vụ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Mỗi ngày, siêu thị, chuỗi siêu thị có đến hàng trăm khách hàng ghé thăm mua sắm sử dụng dịch vụ. Chưa kể, trong các dịp lễ tết, các siêu thị không ngừng tung ra nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn khiến lượng khách mua sắm tại các siêu thị, chuỗi siêu thị lại càng tăng cao.
Phải phục vụ lượng khách hàng lớn và liên tục như vậy, không ít siêu thị phải đối mặt với tình cảnh ùn tắc từng hàng dài trước quầy thanh toán. Khách hàng cảm thấy bất tiện và không hài lòng do phải chờ đợi quá lâu. Nhiều trường hợp khách hàng muốn nhận hóa đơn giá trị gia tăng thì phải thêm một bước đến phòng kế toán hay dịch vụ khách hàng, cung cấp thông tin và chờ để nhận hóa đơn. Cả quy trình đó trong những dịp lễ có thể kéo dài đến hàng tiếng hay thậm chí khách hàng phải chờ một vài ngày mới lấy được hóa đơn.
Những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống tại các siêu thị càng trở nên đáng quan ngại hơn khi chúng được nhân lên ở quy mô của toàn chuỗi. Ngoài việc quản lý, giám sát tình hình hóa đơn và kết quả kinh doanh của từng địa điểm, chủ chuỗi siêu thị hay công ty quản lý còn phải kiểm soát tình hình tổng thể của toàn chuỗi.
2. Lợi ích của hóa đơn điện tử với các chuỗi siêu thị
Việc trao đổi hóa đơn giữa siêu thị với khách hàng sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều với phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn được thông báo cho khách hàng qua các phương thức điện tử, tiện lợi và chuyên nghiệp như Email, SMS… và khách hàng cũng có thể chủ động tra cứu thông tin hóa đơn của mình nếu cần.
Với hóa đơn điện tử, thông tin khách hàng bao gồm cả thông tin cá nhân và thông tin những lần mua hàng cũng sẽ được lưu trữ một cách đầy đủ, hệ thống và dễ dàng tra cứu khi cần. Từ những thông tin được lưu trữ, siêu thị, chuỗi siêu thị có thể phân loại được khách hàng thân thiết, khách hàng VIP để từ đó có những chế độ hấp dẫn cũng như dành sự quan tâm đặc biệt đến khách hàng như dịp sinh nhật, giáng sinh…Số lượng hàng hóa lớn, xuất nhập nhiều tỷ lệ thuận với lượng hóa đơn gia tăng từng giờ, từng ngày của các siêu thị và chuỗi siêu thị. Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, siêu thị và chuỗi siêu thị tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, đem lại hiệu quả trực tiếp cho doanh nghiệp.
Vấn đề chăm sóc khách hàng đối với DN sử dụng hóa đơn điện tử
Vấn đề chăm sóc khách hàng đối với DN sử dụng hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển dữ liệu của mỗi siêu thị về văn phòng trung tâm để kiểm tra đối soát. Việc tổng hợp thông tin cũng như báo cáo tài chính thực của mỗi siêu thị được hiển thị trực tiếp trên số liệu hóa đơn gửi lên văn phòng tổng.
Với những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mang lại, các chuỗi siêu thị không nên trì hoãn việc triển khai hóa đơn điện tử để đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý, điều hành, nhất là trong thời gian hóa đơn điện tử chuẩn bị bước vào giai đoạn bắt buộc sử dụng.
