Đứng trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, nhiều doanh nghiệp đã thực hiện việc tìm kiếm các đối tác tin cậy và bảng giá các nhà cung cấp như báo giá hóa đơn điện tử CyberBill để có thể tham khảo và đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu các quy định về quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất cũng là nội dung quan trọng để giúp các doanh nghiệp có thể triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất.
Theo quy định tại Thông tư 68/2019 thì các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2020.
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính đã quy định: “Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện theo các bước sau:
-Đăng ký phát hành với cơ quan thuế
– khởi tạo hóa đơn điện tử
– Phát hành hóa đơn điện tử.
Thời điểm áp dụng Hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử:
– Trước ngày 01/11/2018: Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in.
– Sau ngày 01/11/2018:
+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết; nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.
+ Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.
– Đối với những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng hóa đơn điện tử ngay khi tiến hành các giao dịch kinh doanh đầu tiên.
Tìm hiểu trách nhiệm của các bên khi ủy quyền lập hóa đơn điện tử
Sử dụng hóa đơn điện tử tháo gỡ những bất tiện trong quản lý
Như vậy có thể thấy, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử về cơ bản là đơn giản và dễ dàng thực hiện hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy, rút ngắn các thủ tục hành chính rườm rà so với trước đây. Không những vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp các doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các chi phí liên quan đến việc in ấn giấy tờ, các vấn đề về chi phí chuyển phát, chi phí đi lại… Chính vì vậy, hóa đơn điện tử đang dần được các doanh nghiệp triển khai lựa chọn thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trước thời hạn bắt buộc phải triển khai sử dụng.
Với những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được quy trình phát hành hóa đơn điện tử, thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp theo quy định mới nhất về hóa đơn điện tử hiện nay. Trước bối cảnh việc áp dụng triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang mạnh mẽ như hiện nay, rõ ràng việc nắm rõ các quy định về hóa đơn sẽ là nền tảng vững chắc giúp các doanh nghiệp triển khai và sử dụng hóa đơn được tốt nhất.
