Nền kinh tế số phát triển mạnh kéo theo doanh nghiệp cũng phải cập nhật xu thế để hòa nhập nhanh hơn. Một trong số những thay đổi cần thiết đó là doanh nghiệp chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử dù còn nhiều băn khoăn về thủ tục phát hành hóa đơn, về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, ngoài tiêu chí nhà cung cấp có uy tín, chất lượng tốt, chi phí hợp lý,… thì dịch vụ chăm sóc khách hàng trước và trong quá trình sử dụng cũng là yếu tố đóng vai trò then chốt.
1. Bộ phận kế toán của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử và những khó khăn
Trong bối cảnh các quy định, thủ tục hành chính về kế toán và thuế luôn đòi hỏi tính chính xác cao và đúng pháp luật, thách thức đối với bộ phận kế toán là không hề nhỏ như:
– Tuân thủ chuẩn mực và quy định mới của Pháp luật: Các chuẩn mực, quy định Kế toán luôn thay đổi nhanh chóng, đặc biệt trong môi trường hội nhập. Các quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc cũ, quy trình cũ ở các doanh nghiệp và buộc bộ phận kế toán phải thay đổi theo.
– Giảm chi phí, tăng năng suất: Cách làm cũ là mỗi người phụ trách một đầu việc, nhập liệu thủ công, gửi báo cáo qua email hoặc báo cáo giấy đã không còn phù hợp ở thời điểm này vì ngốn quá nhiều chi phí và nhân sự của công ty. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất.
– Kết nối dữ liệu: Kết nối dữ liệu giữa bộ phận Kế toán với các bộ phận khác là yêu cầu bắt buộc đối với các công ty đa chi nhánh hoặc quy mô vừa và lớn nếu muốn tối ưu hóa tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
– Phòng tránh gian lận: phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được việc gian lận. Số liệu, thông tin hóa đơn…có thể theo được dõi thường xuyên, có thể xác minh, tra cứu một cách dễ dàng.
2. Tầm quan trọng của bộ phận chăm sóc khách hàng từ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Ngay từ ban đầu khi chuyển đổi, việc đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế, lên mẫu hóa đơn và thiết lập logo doanh nghiệp… kế toán viên đã cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp.
Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh, việc sử dụng các dịch vụ, phần mềm nào cũng có thể gặp một số vấn đề phát sinh nhất định. Các vấn đề nếu không được xử lý ngay sẽ có thể ảnh hưởng đến hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
Những vấn đề phát sinh có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ các nguyên nhân khách quan như các vấn đề về lỗi mạng internet/đường truyền, các vấn đề về virus trên máy tính của người sử dụng; hoặc từ những nguyên nhân chủ quan như người dùng có sai sót, nhầm lẫn trong thao tác sử dụng phần mềm.
Thủ tục thay đổi hồ sơ bảo hiểm xã hội khi đổi tên công ty
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất về hóa đơn
Bên cạnh đó, một điểm khiến cho khá nhiều kế toán viên cảm thấy khó chịu và làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính là khi cần hỗ trợ thì lại không thể liên hệ được nhà cung cấp dịch vụ, kế toán viên không biết phải làm thế nào để xử lý.
Như vậy, để quá trình triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp được trơn tru và thuận lợi, việc lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng được đội ngũ chăm sóc khách hàng giàu kinh nghiệm, hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời và việc hỗ trợ được thực hiện qua nhiều kênh khác nhau là điều vô cùng quan trọng.
