Trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ có rất nhiều vấn đề xảy ra, nếu là người không chuyên sẽ khó có thể giải quyết tốt được. Sau đây là một số lưu ý mà bạn cần biết để giảm thiểu tối đa những rủi ro khi tổ chức sự kiện. Hãy đọc kỹ và ghi nhớ nhé.
Sự cố mất điện
Đây là rủi ro ít xuất hiện nhất tuy nhiên không phải là nó không thể xảy ra. Để các thiết bị kỹ thuật hoạt động thì cần có nơi kết nối tới nguồn điện. Chẳng may đúng thời điểm diễn ra sự kiện thì xảy ra tình trạng cắt điện toàn khu. Khi đó bạn sẽ phải xử lý như thế nào.
Hãy chuẩn bị trước bộ máy phát điện để đề phòng rủi ro này có thể xảy ra. Đừng chủ quan, bởi bạn không thể biết điều gì có thể đến đối với sự kiện mà mình tổ chức. Bên cạnh đó. nên chuẩn bị thêm các loại đèn có sạc dự phòng để thắp sáng toàn bộ không gian nếu mất điện.
Thiết bị bị lỗi, trục trặc kỹ thuật trong quá trình vận hành
Có những thiết bị dù đã kiểm tra rất kỹ trước khi dùng trong sự kiện nhưng vẫn có thể xảy ra lỗi trục trặc bất ngờ. Hoặc một số thiết bị mới do chưa quen cách sử dụng, người điều khiển không chuyên dẫn đến hỏng,.. Thật nhiều vấn đề có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện.
Vậy giải pháp là gì?
Người làm sự kiện nên bố trí thêm nhân viên túc trực có khả năng sửa chữa các thiết bị nhanh chóng. Bên cạnh đó, một cách khác là hãy chuẩn bị một bộ thiết bị kỹ thuật dự phòng để thay nếu tình huống xấu xảy ra. Hãy nhờ người chuyên nghiệp, có chuyên môn cao trong lĩnh vực này kiểm tra toàn bộ thiết bị thật kỹ càng trước thời điểm sự kiện bắt đầu.
Người tham gia sự kiện bị ngất, gặp các vấn đề về sức khỏe
Đây là rủi ro thường gặp trong nhiều sự kiện có quy mô lớn, mang tính cộng đồng. Vậy nên, bắt buộc phải có phương hướng xử lý kịp thời để đảm bảo sự kiện không hỗn loạn, không gây hoang mang cho những người tham gia khác.
Trong quá trình diễn ra sự kiện, người tham gia có thể bị ngất, đột quỵ đột ngột, ngã, té,.. Vậy nên, cần chuẩn bị các thiết bị y tế, nhân viên ý tế túc trực để hỗ trợ các trường hợp này tốt nhất.
Trời mưa, thời tiết xấu
Đối với những sự kiện ngoài trời, luôn dự liệu vấn đề thời tiết là điều mà tất cả những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều thực hiện. Có những thời điểm, trời đột ngột đổ mưa, giông bão mà dự báo thời tiết không đề cập đến. Để đảm bảo chắc chắn, nên có phương án phòng bị khi trường hợp này xảy ra.
Hãy chuẩn bị các vật dụng tránh mưa như phông bạt lớn, ô dù cho khách mời,.. Nên sử dụng màn hình LED dành riêng cho ngoài trời, có thể chống nước.
Đề phòng hỏa hoạn
Đặt quá nhiều đèn, trang thiết bị trong một không gian có thể dẫn đến nguy cơ hỏa hoạn cao. Vậy nên, người tổ chức phải có phương án đề phòng trường hợp này xảy ra. Bạn không thể chắc chắn được rằng sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ, tốt hơn hết là hãy có cách xử lý các rủi ro không bao giờ là thừa.
Hãy trang bị các bình chữa cháy cho sự kiện. Nếu có dấu hiệu hỏa hoạn, hãy nhanh chóng tắt hết các thiết bị sử dụng nguồn điện. Nên có lối thoát hiểm đề đưa khách mời ra khỏi khu vực. Sau đó là dùng bình cứu hỏa và gọi nhân viên cứu hỏa tới.
Trên đây là những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện và giải pháp xử lý tốt nhất. Tuy nhiên, thực tế còn rất nhiều rủi ro khác xảy ra mà không thể lường trước được. Những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm mới có thể xử lý tốt được mọi trường hợp. www.azevent.vn – đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu hiện nay tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
Có thể bạn quan tâm:
>>> Quy trình trải vải địa kỹ thuật tạo nên sản phẩm chất lượng
