Khi chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp vướng mắc về trách nhiệm của các bên ủy quyền khi lập hóa đơn điện tử. So với việc giải quyết vấn đề hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang thì việc tìm hiểu trách nhiệm của các bên khi ủy quyền lập hóa đơn điện tử cũng dễ dàng hơn rất nhiều vì tại Thông tư 39/2014 đã quy định rất cụ thể về việc này.
Trách nhiệm của bên ủy nhiệm
Hai bên gồm: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần lập văn bản pháp lý. Dùng xác nhận việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử giữa hai bên.
Bên ủy nhiệm cần gửi văn bản thông báo ủy nhiệm tới cơ quan thuế quản lý. Lưu ý gửi chậm nhất là 03 ngày trước khi bên được ủy nhiệm tiến hành tạo lập hóa đơn.
Đến hết hạn ủy nhiệm, hoặc một trong hai bên muốn chấm dứt quyết định ủy nhiệm trước thời hạn. Thì hai bên tiến hành xác định và thông báo bằng văn bản. Chỉ khi văn bản này có hiệu lực thì quyết định chấm dứt thời gian ủy nhiệm mới chính thức có hiệu lực.
Lập báo cáo tổng hợp định kỳ về tình hình sử dụng những hóa đơn ủy nhiệm.
Báo cáo hàng quý về việc khởi tạo, sử dụng chỉnh lý hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.
Trách nhiệm của bên nhận ủy nhiệm
Bên nhận ủy nhiệm tiến hành khởi tạo hóa đơn theo đúng quy định
Gửi thông báo nhận ủy nhiệm đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Lưu ý gửi chậm nhất là 03 ngày trước khi tiến hành lập hóa đơn ủy nhiệm đầu tiên.
Tiến hành niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.
Khi hết thời gian, bên nhận ủy nhiệm tiến hành tháo bỏ ngay những bảng thông báo đã niêm yết.
Báo cáo tổng kết định kỳ về tình hình sử dụng các hóa đơn được ủy nhiệm.
Một số lưu ý khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Thứ nhất, việc ủy nhiệm cần đúng với quy định của pháp luật. Các bên liên quan cần lưu ý một số điểm sau:
Thứ hai, đơn vị ủy nhiệm phải được ghi lên hóa đơn điện tử được lập.
Thứ ba, nội dung cần đẩy đủ các thông tin như: hình thức hóa đơn, loại hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, mục đích ủy nhiệm. Thời hạn ủy nhiệm, phương thức giao nhận hoặc phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.
Thứ tư, bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm. Mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết. Đồng thời có tên, chữ ký dấu của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.
Thứ năm, đơn vị nhận ủy nhiệm được bắt đầu khởi tạo. Sau đó xuất hóa đơn bắt đầu từ ngày được viết trong văn bản ủy nhiệm.
Những điều cần biết về nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng
Sử dụng hóa đơn điện tử tháo gỡ những bất tiện trong quản lý
Thứ sáu, bên ủy nhiệm lập hóa đơn chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc tạo. Phát hành và sử dụng hóa đơn theo đúng quy định về hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Thứ bày không tiến hành uỷ nhiệm việc lập hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho cá nhân hoặc tổ chức không có hoạt động kinh doanh.
Thứ tám, các đơn vị hoặc chi nhánh không có chức năng kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không có quyền nhận ủy nhiệm.
Trên đây là trách nhiệm của các bên ủy quyền lập hóa đơn điện tử đã được quy định cụ thể tại Thông tư 39/2014. Hy vọng với những chia sẻ trên đã mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.
